Le point de départ de notre réflexion est un article de François Burckard paru en 1971 dans La Gazette des archives1et intitulé « Les archives et l’informatique en France, perspectives et directions de recherches ». Dans cet article, l’auteur se fait l’écho des réflexions du groupe de travail « mécanographie-électronique », créé en 1967, par l’Association des archivistes français (AAF). Les interrogations et directions de recherche formulées par F. Buckard raisonnent avec les interrogations et préoccupations actuelles des archivistes à l’heure de la mise en données des activités administratives. Elles sont d’une modernité criante ! La lecture de cet article a été marquante car révélatrice d’une forme d’impensé avec lequel nous interrogeons, en tant qu’archiviste, nos pratiques professionnelles, convaincus que le numérique est de nature à introduire un nouveau paradigme archivistique, avec d’un côté « l’objet archives lui-même qui se trouve modifié dans sa forme, dans sa structure et dans son langage et de l’autre la définition et l’identité même de la profession qui s’en trouvent affectées »2 .

Cet article a pour ambition d’identifier et d’énoncer des pistes de réflexion autour d’une histoire qui reste à écrire sur « archivistique et dispositifs technologiques », à la croisée des champs disciplinaires de l’histoire et des sciences de l’information et de la communication3. Il se propose de défricher les liens entre technologies et archivistique, dans le temps long de la transformation de « l’économie de l’écrit et du traitement des données4 ». Les technologies de reprographie (copies carbone, polycopies avec le procédé du stencil ou de l’hectographie) puis la mécanisation et l’informatisation des travaux administratifs et enfin l’émergence, à partir de la fin des années 1990, de l’e-administration ont profondément modifié les « modes de travail des bureaux5 » et les dispositifs de production des écrits. Les écrits gagnent en plasticité, mais perdent en fixité6. Ces changements sont de nature à questionner les conditions de leur permanence et donc de leur archivage.

Nous retenons comme borne chronologique les années 1970, c’est-à-dire le moment où les « praticiens ont commencé à considérer le document numérique comme étant digne de faire l’objet d’une préservation à long terme7 ». Nous nous appuyons sur un corpus documentaire constitué des comptes rendus des travaux du groupe de travail « mécanographie-électronique » conservés dans les archives de l’Association des archivistes français et de la littérature professionnelle (manuels, circulaires et instructions, actes de journées d’études ainsi que la revue professionnelle La Gazette des archives) dont nous faisons une lecture critique en prenant appui sur une posture réflexive en tant que professionnel - e des archives. Il nous importe en effet de saisir les transformations des évolutions technologiques au travers du regard des archivistes contemporains. Les sources utilisées sont des écrits produits par des professionnels inscrits dans leur temps, précurseurs même pour certains, par leurs expériences pionnières de l’usage de la mécanographie ou de l’informatique appliquées à la gestion des archives.

Dans une première partie, nous cherchons à caractériser la généalogie des archives administratives nées numériques8 au travers d’une analyse des transformations des écrits administratifs d’échelle nécessairement macroscopique, compte tenu de la période temporelle embrassée, des années 1970 à aujourd’hui. Dans une deuxième partie, en mobilisant la littérature professionnelle, nous cherchons à comprendre le(s) discours tenus par les archivistes des années 1970 sur l’informatique. Les questionnements actuels des archivistes trouvent-ils écho dans ceux de leurs prédécesseurs ? Les réponses apportées sont-elles les mêmes ? Enfin, dans une troisième partie, nous questionnons, au travers de l’exemple de l’accélération de la collecte, l’influence des technologies sur les principes et méthodes de l’archivistique. Quelles normes archivistiques les innovations technologiques ont-elles produites ?

Des archives informatiques aux archives nées numériques : la lente (re)évolution des écrits administratifs

La lente transformation des écrits administratifs s’accomplit en plusieurs étapes. Nous distinguons trois moments charnières : l’apparition de nouveaux supports d’enregistrement de l’information avec la mécanisation des travaux administratifs, l’essor des fichiers de gestion dans les années 1980 et la numérisation des activités administratives avec le développement de l’e-administration, à la fin des années 1990. Il ne faut pas lire ces trois moments uniquement comme la succession de trois temps chronologiques mais plutôt comme des manifestations concomitantes de la transformation des écrits administratifs au cours desquelles plusieurs régimes documentaires coexistent.

L’apparition de nouveaux supports d’enregistrement de l’information

La mécanographie est principalement utilisée dans l’administration pour le traitement et l’exécution des activités de gestion telles que la paie ou la comptabilité. À partir des années 1950, des ordinateurs commencent à être employés toujours dans des tâches de gestion, en parallèle de la mécanographie9. Le basculement entre mécanographie et informatique s’opère petit à petit à partir des années 1960 avec le remplacement progressif de la carte perforée par le disque puis la bande magnétique, la cassette et enfin la saisie directe sur terminal puis micro-ordinateur10. Pour autant, les cartes perforées demeurent présentes jusque dans les années 1980, notamment pour l’enregistrement des programmes.

La mécanisation consiste à reporter sous la forme de données codées le contenu informatif de documents traditionnels (questionnaires, fiches de recensement) désignés comme « documents de base »11, et ainsi procéder à des calculs complexes. Elle est une réponse au besoin de traiter des masses importantes d’informations. Les cartes perforées une fois rassemblées, triées et classées, formaient en effet des fichiers exploitables par une machine, la tabulatrice. La tabulatrice lisait et traitait les informations encodées sur la carte perforée et donnait ensuite des ordres soit à une perforatrice pour produire des cartes récapitulatives, soit à une imprimante pour produire les résultats sous la forme de listings papier.

La conséquence directe de la mécanisation des travaux administratifs est l’apparition de nouveaux supports d’enregistrement de l’information : d’abord les cartes perforées qui ont constitué le principal support de mémorisation des données dans l’administration jusqu’aux années 1960 puis les disques et bandes magnétiques, dans les années 1970. Les bandes magnétiques qui succèdent aux cartes perforées sont des supports d’enregistrement qui offrent une capacité de stockage beaucoup plus importante : « les informations contenues dans les 80 colonnes d’une carte perforée peuvent être enregistrées dans un centimètre de bande magnétique et 100 bandes peuvent remplacer 7 millions de cartes perforées »12.

Les archivistes désignent ces nouveaux supports d’enregistrement de l’information par « nouvelles archives »13 . Il s’agit en effet d’archives d’un type nouveau dont le contenu n’est pas accessible à l’œil nu, c’est-à-dire non directement perceptible mais exige un intermédiaire instrumental : « jusqu’à présent, nous avons été habitués à des documents écrits ou imprimés sur papier, documents ne posant pas d’autres problèmes que ceux de leur quantité, de leur format, et quelquefois de leur fragilité »14 .

L’apparition de ces nouvelles archives n’entraîne pas la disparition des documents sur support papier : documents de base et nouvelles archives co-existent, la mécanisation des travaux administratifs « consistant à doubler le document de base en clair par un document codé préparé par un opérateur travaillant avec une machine spéciale »15. Les mêmes informations se trouvent successivement et simultanément enregistrées sur des supports distincts (support papier et cartes perforées ou bandes magnétiques) et sous des formes différentes : « donnée de base, donnée corrigée ou agrégée, donnée obtenue par calculs »16. Par ailleurs, les documents traditionnels et les nouvelles archives possèdent des fonctions complémentaires : « le document authentique étant sur un support de papier traditionnel, et le document destiné aux statistiques sur un support nouveau »17.

Du point de vue archivistique, ces nouvelles archives sont appréhendées sous le double sceau de supports de mémoires de masses et de fichiers d’intérêt historique. Aussi, leur collecte est-elle envisagée en complément voire en substitut de la collecte des documents traditionnels sur support papier dont elles sont issues et surtout, comme une réponse à la massification de la collecte des archives contemporaines : « le problème de la mécanographie et de l’électronique nous intéresse en tant qu’archivistes à partir du moment où les données en clair sont plus encombrantes que celles qui figurent sur les supports nouveaux »18 .

Les contenus enregistrés sur les nouveaux supports d’information (cartes perforées, bandes magnétiques, mémoires informatiques) ne sont plus immédiatement perceptibles et interprétables dans la mesure où leur consultation requiert une « médiation technique ». Leur archivage suppose de préserver, en plus de la ressource, la capacité d’accéder aux contenus19. Dans ces conditions, la conservation du seul support ne garantit plus, nous y reviendrons dans la deuxième partie, l’accès dans le temps aux contenus enregistrés.

Du fichier statistique au fichier de gestion

Le développement de la micro-informatique puis l’introduction à plus grande échelle de la bureautique à partir des années 1980 inaugure le deuxième temps de la longue genèse des archives nées numériques. Si l’utilisation de l’ordinateur s’est d’abord inscrite dans la continuité de la mécanographie avec la poursuite de l’automatisation des tâches répétitives, « l’évolution conjointe de la puissance, de la miniaturisation, de la souplesse d’utilisation, l’apparition des réseaux et le développement des télécommunications ont provoqué une véritable explosion des potentialités nouvelles »20 .

À partir des années 1980, on constate un élargissement de l’usage de l’informatique qui se déploie dans toutes les structures et à toutes les strates administratives. Par ailleurs, la nature des tâches automatisées change avec les débuts de l’automatisation de la préparation des décisions. L’informatique ne se limite plus aux activités de gestion et aux travaux simples et répétitifs qui mobilisent des masses de données : c’est le passage d’une informatique « vouée exclusivement à la production de masse vers des systèmes utilisant de plus en plus l’accès aux ordinateurs à partir de terminaux implantés dans les services, puis vers la mise en œuvre de possibilités techniques nouvelles comme les réseaux ou la micro-informatique »21. Par ailleurs, les documents traditionnels de base perdent leur utilité comme support de mémorisation des données, parce que remplacés par la saisie directe des informations à partir d’un terminal informatique.

Ce deuxième âge de la transformation des écrits administratifs est marqué par l’essor des fichiers de gestion22. Les fichiers statistiques, héritiers de la mécanographie se caractérisaient par une finitude spatiale (la bande magnétique comme support d’enregistrement) et une finitude temporelle (une fois les enquêtes statistiques terminées, les données enregistrées dans les fichiers ne sont plus modifiées). Les enregistrements contenus dans les fichiers de gestion sont par nature actualisés et les informations périmées effacées du support. Si le concept de stabilité informationnelle est facilement appréhendable pour les fichiers statistiques, il est plus complexe pour les documents numériques tels que les fichiers de gestion.

La notion de fixité23 est au cœur de la pratique archivistique professionnelle. La fixité des enregistrements est l’une des conditions d’existence des archives et de l’archivage. Un document d’archives est en effet un document dont la forme et le contenu sont figés, dans le temps, par inscription sur un support. Et l’archivage d’un document n’est envisagé que parce qu’il a atteint son état définitif, c’est-à-dire qu’il n’est plus modifié, que son contenu informationnel est figé. La mutabilité inhérente aux nouveaux objets documentaires que sont les fichiers de gestion est de nature à interroger leur caractère archivable. Quel sens en effet donner à l’archivage d’informations régulièrement mises à jour ? L’essor des bases de données comme procédés techniques de traitement, d’enregistrement et de mémorisation de l’information questionne la nature même de l’archivage et le positionnement de l’archiviste : « L’archiviste, pour rendre à l’histoire les services qu’on attend de lui, devra donc intervenir pendant le fonctionnement, donc pendant l’évolution. Tôt ou tard, en cette matière, il faudra créer l’archive et non plus se contenter de la recevoir »24.

Le bouleversement juridique qui a lieu en 2000 avec la reconnaissance de la valeur juridique des écrits électroniques consacre l’entrée dans l’ère de la numérisation des activités administratives et la possibilité de s’abstraire de la production d’écrits sur support papier.

La numérisation des activités administratives

En tant que dispositifs de classement et de structuration de l’information les fichiers de gestion ont petit à petit remplacé les registres d’ordre et systèmes de classement sur fiches. Ils ne se substituent pas encore aux dossiers parce qu’ils ne possèdent pas de « valeur probatoire et ils n’empruntent aux dossiers individuels que leurs éléments les plus objectifs et les plus quantifiables »25. C’est notamment la reconnaissance de la valeur juridique de l’écrit numérique avec la loi du 13 mars 2000, une « révolution dans l’histoire juridique qui, depuis des centaines d’années, associait l’écrit à un support intangible »26 qui ouvre la possibilité d’une gestion entièrement électronique des écrits administratifs puisque la preuve n’est plus en effet liée au support.

L’État lance, dans les années 1990, le chantier de l’administration électronique. C’est l’âge de la « révolution numérique » : « du côté des services publics, il est question de numérisation, d’accès à distance et de diffusion de l’information, mais aussi de dématérialisation des procédures administratives et de développement de « télé-procédures »27 .

Le premier stade de la « révolution numérique » est celui de la numérisation. Il a pour objectif de faciliter la diffusion en ligne des informations publiques essentielles et de généraliser les téléprocédures. Il implique principalement de numériser les informations existantes28, c’est-à-dire de transférer le contenu et les caractéristiques formelles d’un document sur support papier vers un support numérique. Pour autant, le document d’origine sur support papier et son double numérique co-existent. Il faut attendre 2016 et la publication du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 201629 pour envisager que le double numérique puisse se substituer à l’original sur support papier, sous réserve que la fiabilité de la copie à l’original puisse être démontrée.

La « dématérialisation » des procédures figure dans le premier programme d’action gouvernemental engagé au début des années 2000 sous l’acronyme ADELE (ADministration ELEctronique). La reconnaissance de la valeur juridique de l’écrit numérique, le déploiement des outils de messagerie, de systèmes de gestion électronique de documents (GED), l’usage de la signature électronique et les téléservices ouvrent la voie à la production d’écrits administratifs nativement sous forme numérique.

La mécanisation des travaux administratifs, l’informatisation puis la « dématérialisation » des procédures administratives ont modifié les écrits administratifs. Derrière ce qui pourrait n’apparaître que comme une transformation des modes de production des écrits administratifs, c’est une rupture qui se produit. D’une part, les écrits enregistrés sur ces nouveaux supports ne sont plus ni accessibles, ni lisibles sans la médiation technique d’un programme informatique. D’autre part, le fait de fixer un contenu sur un support ne garantit plus sa permanence. Jean Favier, directeur général des Archives de France, dans son discours inaugural du 28^e congrès national des archivistes français voyait dans les nouvelles archives produites par l’informatique des archives qui « ne ressemblent plus à ce que, depuis le temps d’Hammourabi jusqu’au temps de la Troisième République, le monde a laissé quand il travaillait. Ce qu’il avait laissé était quelque chose qui était écrit. Quelque chose qui se lisait avec des yeux et avec des yeux seuls. Quelque chose qui se lisait sans autre code que ce code tacite qui est celui de la formulation des signes, des sons, des idées, par un signe écrit, qu’il soit gravé, qu’il soit peint, qu’il soit dactylographié »30 .

Notre culture de l’écrit, héritée de l’imprimerie, s’est construite sur la stabilité de l’écrit. Or, « la mutabilité du numérique et son absence d’inertie sémantique ou matérielle fragilisent la permanence des contenus qui sont inscrits sur un tel support »31. Quant aux nouveaux supports d’enregistrement des écrits administratifs et aux formats d’encodage des données, ils sont soumis à un cycle d’obsolescence peu compatible avec les enjeux de préservation à long terme.

Dans la partie suivante, nous cherchons à saisir comment les archivistes ont abordé les innovations technologiques des années 1970 et 1980 et s’en sont saisies. Quels ont été leurs discours sur l’informatique et les archives ? Ces discours font-ils écho aux discours contemporains des archivistes confrontés à la « révolution numérique » ?

Informatique et révolution archivistique

Les années 1970-1980, « selon une chronologie concordante avec la découverte par les historiens du pouvoir de mise en série des informations par l’informatique »32 sont marquées par une foisonnante réflexion sur les méthodes de traitement, de gestion et de communication des archives avec par exemple le classement en continu des archives contemporaines et l’abandon du cadre de classement ou l’uniformisation du vocabulaire de description des archives avec la construction de thésaurus. L’informatique, parce qu’elle est un formidable outil de traitement de l’information, est de nature à apporter des réponses à la problématique du tri et du classement des archives papier, toujours plus volumineuses.

Dans cette deuxième partie, en nous appuyant sur la littérature professionnelle et notamment les comptes rendus des réunions du groupe de travail « mécanographie et électronique »33 de l’Association des archivistes français, nous cherchons d’abord à restituer comment les archivistes ont abordé l’archivage des nouvelles archives et quelles étaient alors les perspectives d’utilisation de l’informatique par les services d’archives. Dans un second temps, nous questionnons le caractère avant-gardiste et précurseur du groupe de travail, en regard des réflexions des archivistes contemporains de la révolution numérique. À ce stade, la démarche est exploratoire, en ce sens qu’elle vise à dessiner les grands axes d’une réflexion à poursuivre.

Le programme Constance des Archives nationales

La question de la collecte et de la conservation des archives informatiques constitue une préoccupation précoce, comme en témoigne le programme Constance (conservation et stockage des archives nouvelles par l’électronique) initié, en 1978, aux Archives nationales, même si elle demeure longtemps expérimentale34.

Le programme Constance conçoit et expérimente une méthodologie archivistique pour le traitement et la conservation des fichiers magnétiques des grandes enquêtes statistiques. Cette méthodologie repose sur un dispositif de documentation des fichiers collectés avec la description aussi précise que possible de la nature des données, de leur signification et de leur structure, indépendamment de leur représentation physique sur le fichier. La documentation est conservée sur support papier et également sous forme informatique. Le dispositif de documentation a pour fonction de rendre la compréhension des fichiers non dépendante d’un environnement logiciel. En décrivant la manière de lire et d’interpréter les données35, le dispositif de documentation donne à comprendre les informations enregistrées dans les fichiers magnétiques, sans la médiation instrumentale d’un programme informatique. Il est donc de nature à réduire le « fossé d’intelligibilité36 ». Par ailleurs, le choix est fait de conserver les fichiers statistiques « dans les mêmes formes techniques et selon les mêmes standards (sur bande magnétique), quelle qu’ait été leur forme lors de leur création »37. Le choix d’un support unique de conservation et maîtrisé par les Archives nationales est de nature à faciliter la conservation et la maintenance des supports d’enregistrement de l’information et donc à permettre l’accès, dans le temps, aux contenus enregistrés sur ces supports.

Pouvoir lire un contenu enregistré sur un support est indispensable mais non suffisant pour assurer son archivage et sa transmission. Il est essentiel de préserver l’intelligibilité du contenu, c’est-à-dire de faire en sorte que ce contenu reste compréhensible, à travers le temps. L’archivage des nouvelles archives ne peut plus se penser uniquement au prisme de la conservation du support physique sur lequel les informations sont enregistrées. La conservation intacte du support ne garantit plus en effet la transmission dans le temps de la mémoire des informations enregistrées sur ce support. Le numérique impose un décodage du contenu archivé : « L’archivage n’est donc pas le contenu lui-même mais une ressource codée, conservée par un équipement qui dispose des connaissances nécessaires pour décoder la ressource et reconstruire le contenu consultable »38 . Conserver suppose désormais d’une part de conserver la capacité de lire dans le temps un contenu enregistré sur un support fragile et non pérenne car soumis à un cycle d’obsolescence technologique : « Aussi est-il nécessaire, pour être en mesure de conserver durablement des archives même si le support physique vieillit et se périme, de transférer les archives informatiques d’un support physique à un autre, soit de même nature, soit de nature différente et donc plus performant, si c’est techniquement opportun »39. Et, d’autre part, de conserver la capacité de se (re)saisir du contenu, c’est-à-dire la capacité de l’interpréter. Archiver demande donc de mettre en œuvre une double stratégie pour lutter contre l’obsolescence technique et accompagner la transmission et la compréhension des contenus archivés.

L’archivage des nouvelles archives : quels enjeux ?

Dans les années 1960 et 1970, les archivistes se trouvent confrontés à une situation inédite qu’ils n’hésitent pas à qualifier de révolution archivistique40. Les masses d’informations produites à gérer, trier, sélectionner, décrire et conserver sont sans commune mesure avec celles produites précédemment, en raison de l’expansion du domaine de l’administration : « la complexité de la gestion administrative et du management économique exige un nombre sans cesse accru de procédures, d’enquêtes, d’analyses, dont chacune est productrice de documents »41. Par ailleurs, l’introduction des techniques de reproduction a entraîné « une multiplication des documents en vertu de la pratique de plus en plus répandue, des envois de documents “pour information” à un grand nombre de services »42 .

En 1967, le groupe de travail « mécanographie et électronique » lance une enquête auprès de trente-trois services d’archives pour évaluer les impacts de l’utilisation des procédés mécanographiques et informatiques sur la production documentaire des administrations43. Il s’agit d’établir la liste des services administratifs qui utilisent les techniques de mécanographie, de dresser la liste des types de documents écrits à partir desquels les cartes perforées sont établies et enfin d’interroger les archivistes sur l’opportunité de conserver les cartes perforées. Pierre Cézard, à l’origine de l’enquête, en établit le rapport de synthèse à partir d’une quinzaine de réponses reçues. À la lecture de ce rapport il apparaît que, si la conservation des cartes, rubans ou bandes est envisagée, c’est d’abord comme substitut à la conservation des documents de base car c’est l’opportunité de conserver « sous une forme condensée des archives de grande masse, à forme répétitive » : « n’est-il pas tentant de conserver aussi sous cette forme les données dont la masse écrite nous arrête »44 ? Sur le plan pratique, les archivistes ont bien conscience des difficultés qui seront les leurs à obtenir le versement de ces nouveaux supports : « les bandes sont réutilisables et l’on songera d’autant moins à les conserver que l’utilisation de l’électronique est envisagée plus pour la gestion courante que pour l’accumulation de données pour l’avenir »45. Difficultés renforcées par le coût élevé de ces nouveaux supports qui encourage leur réutilisation plutôt que leur archivage.

Les nouvelles archives sont appréhendées comme des succédanés des documents de base sur support papier. Leur collecte est envisagée comme une réponse à la massification de la production documentaire. Elles ne sont pas pensées comme des objets archivistiques autonomes. Pierre Cézart conclut la synthèse des résultats de l’enquête menée par le groupe de travail de l’AAF par ces mots : « il n’est pas interdit de penser que, dans un avenir aussi rapproché que possible, tous les dossiers nous soient versés avec leur fiche magnéto-lecture (en lieu et place du bordereau) ou leur carte perforée, que nous n’aurons qu’à passer en bande magnétique pour avoir immédiatement un inventaire d’utilisation ultra rapide. Quel magnifique avenir pour nos successeurs ! »46.

Cette situation est renforcée par le fait que les premières activités touchées par les travaux de mécanisation puis l’informatique ont été les activités de gestion dont la production documentaire n’avait pas alors vocation à entrer aux Archives. À la toute fin des années 1960, les membres du groupe de travail de l’AAF s’interrogent d’ailleurs sur le statut des nouvelles archives : « on peut discuter la question de savoir si, dans l’état actuel, les documents proprement mécanographiques ou électroniques (cartes, rubans perforés ou magnétiques) sont des documents d’archives ou seulement des supports permettant des procédés très perfectionnés de travail de recherche et d’exploitation »47 . A partir des années 1980, l’informatique gagne petit à petit les documents traditionnellement archivés. Pour autant, les archives informatiques demeurent perçues avant tout comme une aide à l’exploitation des supports traditionnels48.

C’est la reconnaissance de la valeur juridique de l’écrit électronique et l’évolution vers l’administration électronique avec la production d’écrits nativement sous forme numérique qui ont engagé un mouvement qui « rend aujourd’hui impérieux pour l’administration le transfert des informations numériques qu’elle produit vers des outils d’archivage électronique »49. Les dispositifs d’archivage électronique permettent en effet d’offrir « les conditions de possibilité d’une organisation stable/stabilisée » qui est de nature à assurer « la pérennité indispensable à l’exercice d’une fonction techno-sociétale de mémorisation »50. L’archivage électronique est alors présenté comme « une obligation légale », en tant que dispositif corollaire aux systèmes de gestion électroniques des documents déployés dans les administrations et les collectivités territoriales.

L’informatique au service de l’archivistique papier

L’informatique, parce qu’elle est un formidable outil de traitement de l’information, est de nature à apporter des réponses à la problématique du tri et du classement des archives papier, toujours plus volumineuses. L’informatique documentaire fait son entrée aux Archives nationales dans la deuxième moitié des années 1970 avec l’expérimentation d’applications informatiques pour la gestion des mouvements des documents (projet CORAIL), l’orientation du public (projet ORIGAN) ou la description des fonds d’archives (bases LEONORE et ARCADE)51. Les années 1980 voient le développement des premières applications de gestion des archives qui assurent l’informatisation de la chaîne archivistique avec notamment les applications PRIAM pour la gestion et le traitement des archives des organes centraux de l’Etat ou VARENNE pour l’inventaire et la communication des archives placées sous la responsabilité de la mission auprès du premier Ministre. Dans la décennie suivante, les archivistes commencent à utiliser l’ordinateur pour le traitement de la série W, c’est-à-dire des archives contemporaines (postérieures à 1940) avec notamment l’élaboration de thésaurus ou la constitution automatique d’index pour faciliter les recherches. Puis, au tout début des années 2000, une expérience pilote des Archives départementales du Nord s’appuie sur l’informatique pour mettre en œuvre une politique raisonnée de tri des dossiers papier volumineux52. Déjà à la fin des années 1960, quelques archivistes précurseurs utilisaient des cartes perforées pour le traitement et le classement des séries modernes53.

En 1971, François Burckard dresse, dans La Gazette des archives, un bilan des travaux du groupe et dessine des perspectives et directions de recherche pour l’avenir. En conclusion, il dégage dix directions de recherche54. Six de ces dix directions concernent l’usage de l’informatique par les services d’archives avec : la codification des données (efforts en vue de l’unification des codes) ; les expériences d’utilisation de l’informatique par les Archives à l’étranger ; l’utilisation de l’informatique pour le classement ; l’adaptation, pour l’usage par l’informatique, de nos instruments de recherche ; la création de programmes et sous programmes pour les travaux les plus courants des Archives ; l’informatique appliquée au tri ; la mise au point d’un vocabulaire archivistique de l’informatique.

Les directions de recherche liées à l’utilisation de l’informatique par les services d’archives sont les plus fécondes avec, dans les années 1980, un véritable plaidoyer des archivistes en faveur de l’informatique documentaire55. L’informatique appliquée au traitement des archives papier devient une préoccupation majeure : « alors que l’informatique irrigue de plus en plus les activités de toute nature, il serait très inconfortable d’imaginer que l’archivistique reste à l’écart de ce bouleversement »56. En 1983, la question mise à l’étude par l’AAF porte sur « Matériels et réseaux informatiques utilisés ou utilisables par les Archives : étude de cas ». L’informatique est perçue comme un outil d’une inefficacité inégalée au service de l’archivistique papier et notamment comme « adjuvant essentiel à la collecte à grande échelle »57 : « Cette machine [l’ordinateur] peut-elle nous aider à résoudre nos problèmes de masse, de classement, de gestion, de recherches, et tout particulièrement ceux liés aux archives déferlantes de notre monde contemporain encore prolifique en papier ? »58 . De ces multiples expérimentations, naissent les systèmes d’information archivistique (SIA), des solutions logicielles qui permettent de traiter informatiquement l’ensemble de la chaine archivistique : enregistrement des versements, gestion des communications, gestion des magasins de conservation, élaboration des instruments de recherche.

Des réflexions d’une modernité frappante

Le groupe de travail « mécanographie-électronique » est créé lors de l’assemblée générale du 15 juin 196759 de l’Association des archivistes français. Il se fixe pour objet « l’étude des problèmes posés par l’électronique et la mécanographie dans les Archives. Le groupe de travail se réunit à quatorze reprises entre 1967 et 1972. Il compte alors une vingtaine de membres. On perd ensuite sa trace dans les archives avant de le retrouver au début des années 1980. Les changements de dénomination du groupe de travail traduisent l’évolution des préoccupations des archivistes et de leurs orientations : d’abord baptisé « mécanographie-électronique », il prend en 1971 le nom de « groupe informatique » puis « informatique documentaire - fonds clos » en 1984. Le groupe de travail ne semble plus actif dans les années 1990. Au début des années 2000, la section des archives économiques et d’entreprise de l’AAF (Association des archivistes français) créé un groupe de travail « archivage électronique », qui prend le statut de commission permanente en 2009. Les objectifs initiaux du groupe sont de dresser la cartographie des acteurs et des projets d’archivage électronique et de rédiger des fiches conseils à destination des archivistes. En 2010, le groupe de travail AMAÉ (archives municipales/archivage électronique) est créé à l’initiative de la section des archives communales et intercommunales. C’est un groupe d’échanges, de réflexion et de partage d’expériences. Dans les années 2000, la réflexion prend en effet une orientation plus opérationnelle. Sous l’impulsion de la direction des Archives de France qui réussit à faire inscrire, en 2004, l’archivage électronique dans le plan stratégique de l’administration électronique, l’archivage électronique devient petit à petit une réalité, à l’échelle du réseau des Archives, avec la mise en place de plateformes d’archivage électronique60.

Les années 1967 à 1970 sont des années exploratoires où de nombreux sujets sont défrichés au cours de réunions souvent thématiques. Il s’agit en premier lieu de recenser les questions théoriques que soulève l’usage de la mécanographie et de l’informatique, « dans les administrations, dans le rangement et le classement de ces nouvelles formes d’archives61, dans le travail de préparation des instruments de recherche, dans le travail des chercheurs individuels et des instituts de recherche »62. Les membres du groupe de travail abordent dans leurs discussions aussi bien les répercussions de l’informatique sur la production documentaire des administrations que l’utilisation de la mécanographie puis de l’informatique par les chercheurs pour les travaux de dépouillement ou par les archivistes pour les travaux de classement et d’inventaire. Certains membres du groupe de travail sont précurseurs, en ce sens qu’ils utilisent des fiches perforées pour dépouiller les archives de l’enregistrement ou classer les séries modernes63.

Au tout début des années 1970, les membres du groupe de travail s’interrogent sur la meilleure stratégie de conservation des nouvelles archives, en distinguant trois approches : le transfert systématique des informations à conserver sur un même type de support unique, la conservation des données sur leurs supports d’origine et leur « transfert sur un autre support lorsque les machines correspondantes disparaîtront » ou la conservation du matériel de lecture approprié64. Ces approches font écho aux stratégies de conservation théorisées depuis65 et notamment l’approche muséale où les supports sont conservés à l’identique, avec les matériels permettant de les (re)lire et l’approche « migration » où les contenus sont ré-enregistrés sur des supports adaptés à l’environnement technique du moment.

Nous l’avons vu dans la première partie, à partir des années 1980, sous l’influence de la micro-informatique, les écrits administratifs se transforment et perdent en stabilité. Les archives informatiques collectées dans le cadre du programme Constance possédaient une double finitude spatiale (la bande magnétique comme support d’enregistrement) et temporelle (les données enregistrées ne font pas l’objet de mises à jour) car les enquêtes statistiques auxquelles elles font référence sont terminées. Les fichiers de gestion sont structurellement instables, complexes et dynamiques. Le risque archivistique est double : d’une part, la perte d’informations dignes de conservation avec « la mise à jour constante des mémoires magnétiques par leurs utilisateurs [qui] fait que le document se détruit au jour le jour et que rien ne subsiste des états antérieurs »66 ; d’autre part, le document archivé « ne rend absolument pas compte des étapes successives »67.

Pour répondre à l’instabilité consubstantielle aux nouvelles archives, les membres du groupe de travail formulent deux propositions : le visa préalable de l’archiviste avant réutilisation des cartes, rubans ou bandes et le recueil anticipé des informations remplacées lorsqu’elles sont intéressantes, c’est-à-dire la capture « de certains moments et de certaines étapes de l’évolution » des archives informatiques. La proposition est celle de produire périodiquement des « fichiers archives » pour récupérer les informations régulièrement mises à jour ou effacées. Sur le plan pratique, cette proposition suppose l’intervention en amont de l’archiviste, alors même que les archives sont encore vivantes : « l’archiviste devra faire incorporer le processus d’archivage dans la procédure informatique, en faire un élément à part entière de la vie de l’application68 ».

Les réflexions actuelles des archivistes aux prises avec la conservation des écrits nés numériques étaient déjà en germe dans les années 1970, à savoir : les conditions et modalités de collecte des données qui sont modifiées constamment, la constitution de catalogues informatisés décrivant le contenu des archives (la fiche perforée est de ce point de vue l’ancêtre de la mise en données des instruments de recherche au travers du standard XML EAD), la production automatique des bordereaux de versement ou le questionnement de la place et du rôle des archivistes dans la chaine documentaire.

Les écrits administratifs se transforment dès la fin des années 1960 mais ce n’est que quatre décennies plus tard que la collecte des nouvelles archives est organisée à l’échelle du territoire. Comment expliquer ce décalage ? Certainement parce que même si les écrits administratifs sont originellement produits dans des dispositifs informatiques, le papier reste prédominant dans l’administration69. La reconnaissance de la valeur juridique de l’écrit électronique, si elle est une révolution juridique est aussi une révolution archivistique. En ce sens qu’elle est de nature à affranchir les nouvelles archives qui s’émancipent des dossiers papier en devenant des objets à archiver par nature et non plus uniquement comme outil de gestion des archives papier. Les projets d’archivage électronique qui se développent dans les années 2000, sont portés par une foisonnante réflexion des professionnels qui discutent des impacts de la révolution numérique sur la pratique archivistique70. Ce sont les concepts fondamentaux de l’archivistique, théorisés dans les années 1970, qui sont questionnés voire remis en question71. La « révolution numérique » est-elle de nature à créer une rupture dans la pratique archivistique telle qu’elle est née des innovations technologies des décennies précédentes ?

Norme archivistique et innovations technologiques

Dans cette partie, au travers de l’exemple de la collecte72, nous cherchons à interroger les liens entre technologies et archivistique en discutant des effets de l’usage informatique dans l’administration et dans les Archives sur la doctrine archivistique73. La tension entre la vulnérabilité des écrits nés numériques et leur nécessaire permanence dans le temps en tant qu’archives est-elle de nature à faire évoluer les principes et la pratique archivistiques ? Quelles normes archivistiques l’utilisation de l’informatique produit-elle ?

Informatique et révolution archivistique

Dans la conception traditionnelle héritée du XIX^e siècle, les documents passaient directement de l’âge administratif à l’âge historique. Les années 1970 voient le passage d’une archivistique qui « ne considérait, en général les papiers qu’à partir du moment où, quittant le bureau qui lui a donné naissance, ils passent sous l’autorité de l’archiviste »74, à une « archivistique nouvelle qui ne reconnaît aucune distinction de nature entre les documents administratifs et les archives conservées à des fins historiques »75 . La loi sur les archives de 1979 vient consacrer ce continuum entre les documents dans les bureaux et les documents conservés dans les services d’archives en retenant une définition très englobante des archives76.

C’est la massification des écrits administratifs qui encourage les archivistes à mettre en place un contrôle sur les documents à l’âge administratif sous peine « de ne recevoir jamais rien, ou de ne recevoir que des épaves »77. Ce contrôle trouve son expression dans les « trois âges des archives » formulé par Y. Pérotin dans un célèbre article paru en 1961 dans la revue Seine et Paris puis devenu « théorie des trois âges »78. La théorie des trois âges distingue les « archives courantes », les « archives intermédiaires » et les « archives archivées ». L’âge intermédiaire correspond au temps du préarchivage. Ce temps est décrit par Y. Pérotin comme un temps de « décantation » qui doit permettre de repérer les archives qui ont vocation à être conservées à titre historique. C’est aussi un temps de régulation des archives, qui ne sont plus utiles au quotidien à l’administration mais qui n’ont pas encore acquis leur dimension de source historique : « il permet aux dossiers de mûrir, il facilite la tâche des archivistes, en rendant possible le maintien d’un ordre dans les archives des bureaux, en permettant d’assurer un archivage relationnel, et en facilitant le triage au départ entre documents intéressants et documents éliminables »79 . La théorie des trois âges vise « à fournir à l’archiviste les moyens qui lui permettront d’assumer pleinement la gestion des documents d’archives et ce, tant dans l’espace que le temps »80 en assurant une meilleure gestion du processus de formation des archives dites historiques. L’enjeu pour Y. Pérotin est d’obtenir « que les bureaux fabriquent de bonnes archives et constituent des dossiers que n’encombrent pas les inutilités »81.

Pour séparer les documents à conserver de ceux à éliminer, les archivistes mobilisent les concepts de valeur primaire et valeur secondaire. La valeur primaire ou première est associée à la fonction du document pour celui qui le produit, au sein d’une activité et de preuve administrative, légale ou financière, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles le document a été produit. La valeur secondaire ou seconde est associée à la fonction de témoignage et d’information. La valeur secondaire des archives se définit « [...] comme étant la finalité du document d’archives fondée sur ses utilités secondes ou scientifiques »82. La valeur secondaire se rapporte à une utilisation des archives pour des raisons autres que celles pour lesquelles elles ont d’abord été créées. Valeur primaire et valeur secondaire se succèdent dans le temps, selon une courbe inversée : la valeur primaire forte à l’âge courant va en s’atténuant tandis que la valeur secondaire s’accroît pour se substituer à la valeur primaire à l’âge des « archives archivées ». À l’âge intermédiaire, ces deux valeurs sont simultanément basses.

D’une archivistique des fonds à une archivistique des flux

L’informatique vient bousculer l’ordonnancement linéaire du cycle de vie des archives. L’enregistrement des informations sur un support et la conservation intègre de ce support ne permettent plus de garantir la permanence des écrits enregistrés ni leur caractère intègre. L’information numérique n’est plus irrémédiablement attachée au support. Elle peut facilement être modifiée ou effacée et le support ne porte plus la marque des modifications apportées aux informations enregistrées. L’intégrité de l’information ne repose donc plus sur l’intégrité matérielle du support. Il faut donc pouvoir fixer le contenu du document et maintenir stable ce contenu, dans le temps. Les travaux menés par une équipe internationale de chercheurs autour du programme InterPARES83 à partir de 1999, ont permis de montrer qu’avec le numérique, les caractéristiques de fixité et stabilité étaient remplacées par la capacité du système d’informations à tracer et à conserver la trace de tout changement. Le moment de la fixation d’un contenu n’est plus son inscription sur un support mais son enregistrement dans un Système d’archivage électronique. L’archivage électronique devient un dispositif d’enregistrement, en ce sens qu’il est de nature à garantir qu’un contenu « est le même qu’à l’origine et intègre depuis son origine »84.

De cette situation nait une forme d’urgence à collecter les écrits nés numériques, sans attendre la fin de l’âge intermédiaire : « l’absolue nécessité pour l’archiviste d’intervenir dès la création de documents informatiques est largement documentée et acceptée dans la littérature archivistique »85 . C’est ainsi que les services d’archives peuvent, dans certains cas, devenir responsables de la conservation de documents encore à l’âge courant, c’est-à-dire des documents encore utiles et encore utilisés par l’administration pour la conduite de ses activités. Le moment de la collecte peut être concomitant avec la création ou la validation de l’écrit né numérique : il est ainsi envisageable de capturer automatiquement les documents dès leur création ou leur validation et de les injecter immédiatement dans un système d’archivage électronique. C’est le passage d’une archivistique des fonds à une archivistique des flux. Si l’archivistique nouvelle née dans le contexte des années 1970 insistait sur le nécessaire contrôle de l’archiviste sur les archives à l’âge intermédiaire, la transformation des écrits administratifs par l’informatique invite l’archiviste à intervenir dès l’âge courant, c’est-à-dire dès la conception des systèmes d’information, dans une logique de Records management86, pour identifier et collecter les écrits de valeur permanente : « c’est bien la première fois dans l’histoire de l’archivistique que l’archiviste participe au mode de constitution de l’information et intervient avant même que l’information ne soit créée »87 .

L’utilisation de l’informatique pour le traitement des archives contemporaines

À la fin des années 1970, les archivistes abandonnent le cadre de classement hérité du XIX^e siècle et inventent un nouveau système de cotation des archives afin de répondre à ce nouvel impératif qui est de collecter et mettre à disposition une masse toujours plus importante de documents. Les archives sont désormais cotées et traitées dès leur arrivée dans le service d’Archives : c’est l’introduction de la cotation en continue (série W) et de la pratique de l’indexation pour la description des archives contemporaines88. Le cadre de classement construit sur des séries chrono-temporelles supposait en effet d’avoir collecté l’ensemble des documents produits par une entité administrative avant de les classer (on parle pour les séries modernes, de fonds clos). On assiste à une forme de contraction du temps entre la collecte et le traitement des archives, rendue aussi nécessaire par le raccourcissement des délais de communication introduit par la loi de 1979 qui introduit « une obligation de traitement minimum des versements dès leur entrée aux Archives »89. Les nouvelles méthodes de classement et de traitement des archives contemporaines que sont le classement en continu et l’indexation découlent directement de la découverte de l’informatique par les archivistes au tout début des années 1980 et d’expériences pionnières menées par un certain nombre d’entre eux90. Les expériences pionnières deviendront normes réglementaires sous l’égide de la direction des Archives de France par le prisme de circulaires diffusées à l’ensemble du réseau des Archives91. L’utilisation de l’informatique pour le traitement des archives contemporaines parce qu’elle entraîne normalisation et homogénéisation de la pratique archivistique, autorise une « organisation scientifique centralisée des archives »92.

Comme nous avons essayé de le mettre en lumière avec l’exemple de la collecte, la pratique archivistique s’est transformée sous l’effet de l’informatique. Pour répondre au défi de la masse des documents produits par la généralisation de l’usage des nouveaux dispositifs de création des écrits administratifs, les archivistes ont imaginé une archivistique « fondée sur une étroite collaboration avec les services producteurs d’archives [qui seule] pourra répondre demain aux besoins légitimes des chercheurs »93 et l’utilisation de l’informatique par les archivistes a produit de nouvelles normes de traitement et de description des archives contemporaines.

Conclusion

Les archives de l’Association des archivistes français notamment, sont le témoin et l’écho des questions qui préoccupent les archivistes, des débats qui animent la communauté professionnelle et de l’environnement dans lequel s’est construit - et se construit - le cadre théorique de l’exercice de la pratique archivistique.

Les comptes rendus des discussions de la vingtaine de membres du groupe de travail « mécanographie-électronique » décrivent une situation sur le plan de la production des écrits administratifs que les décennies suivantes, avec l’informatique puis le numérique, n’ont fait qu’amplifier : production massive d’informations, démultiplication des supports et formats, « dématérialisation » des processus, centralisation des informations dans des dispositifs inter-administratifs. Les interrogations et directions de recherche formulées, en 1971, par le groupe de travail « mécanographie-électronique » de l’Association des archivistes français sont d’une grande modernité. Les questionnements actuels des professionnels à l’heure de la mise en données des activités administratives trouvent largement écho dans ceux de leurs prédécesseurs. Déjà dans les années 1970, les archivistes décrivent une profession qui évolue « avec une surprenante rapidité, au rythme des changements qui affectent les sources d’où proviennent les archives, les conditions dans lesquels les documents sont exploités et les techniques de conservation »94.

La transformation de la pratique archivistique amorcée dans les années 1970 se manifeste par une porosité de plus en plus forte entre « l’âge administratif des archives » et « l’âge des archives archivées ». L’archiviste ne cesse d’intervenir de plus en plus en amont dans le processus de création des écrits administratifs, d’abord à l’âge intermédiaire puis, dès leur création, voire avant même leur création. L’approche linéaire et séquentielle du cycle de vie des archives vole en éclat : un même document peut « passer et repasser d’un âge à un autre au cours de sa vie »95, être simultanément enregistré dans des dispositifs documentaires distincts et utilisé pour des finalités différentes, à la fois servir la mémoire organisationnelle et collective96. C’est l’esprit de la pratique archivistique qui s’en trouve petit à petit bouleversé, passant « d’intervention post festum avec le recueil de documents achevés et archivables à une activité de marquage des flux, qui capte le moment précis où une pièce, un document, devient archive et en arrête dès lors un certain nombre de traits caractéristiques qui devront durer autant que l’œuvre ou le document »97.

Dans cet article, en inscrivant les questionnements et réflexions actuels suscités par le numérique dans le temps long de la transformation des écrits administratifs depuis la carte perforée, nous avons cherché à montrer comment l’informatique structure la pensée archivistique. Il s’agissait pour nous de souligner l’intérêt de penser l’archivistique au prisme des dispositifs technologiques. La pratique archivistique s’est nourrie des innovations technologiques qui, en retour, ont contribué à sa normalisation. Plus fondamentalement, elle est sous influence des transformations de la société dont elle s’imprègne.